JAKALA e Soldo, trasferte più semplici e spese sotto controllo

Una trasferta dovrebbe cominciare con un viaggio, non con una raccolta di ricevute. Eppure, nelle organizzazioni internazionali, la gestione delle spese può trasformarsi in un percorso burocratico fatto di anticipi personali, documenti da conservare, dati da inserire e rimborsi da attendere. Per semplificare il processo, JAKALA, gruppo europeo specializzato in performance data-driven e AI-powered, ha scelto Soldo, provider di soluzioni per la gestione delle spese aziendali.

Con oltre 3.500 dipendenti in più di 20 Paesi, l’azienda aveva bisogno di strumenti capaci di accompagnarne la crescita e di rendere più fluidi i processi interni, soprattutto in un contesto caratterizzato da un numero significativo di trasferte. La gestione tradizionale delle note spese generava infatti complessità sia per il personale sia per il dipartimento Finance, tra attività manuali, scadenze e successive procedure di rimborso.

Carte aziendali, meno burocrazia
Con Soldo, JAKALA ha progressivamente modificato le modalità di gestione delle spese in trasferta. I dipendenti possono utilizzare direttamente i fondi aziendali attraverso carte dedicate, nel rispetto delle regole, dei limiti e dei criteri definiti dalla travel policy, senza dover anticipare denaro personale. La soluzione è integrata con cHRoco, l’app di Human Experience accessibile a tutti i dipendenti, che consente di consultare più facilmente le indicazioni aziendali.

Il cambiamento riguarda anche il lavoro amministrativo: la tracciabilità delle transazioni riduce le operazioni manuali per la raccolta delle ricevute e l’inserimento dei dati, limitando il rischio di errori nella classificazione fiscale delle spese e nell’allocazione dei costi nei corretti periodi contabili. Un vantaggio rilevante per le attività fiscali e le chiusure mensili e trimestrali, soprattutto in un’organizzazione con una presenza internazionale così articolata. Il Finance mantiene visibilità e controllo sull’utilizzo delle risorse, mentre le persone guadagnano autonomia e semplicità operativa.

La collaborazione si inserisce nella più ampia people strategy di JAKALA, che considera anche i processi amministrativi una componente dell’esperienza lavorativa. Eliminare gli anticipi personali e ridurre i passaggi burocratici significa infatti intervenire su aspetti concreti della quotidianità professionale. L’integrazione tra Soldo e cHRoco collega la gestione dei pagamenti a un ecosistema più ampio di servizi per il personale. Anche le carte fisiche personalizzate con i marchi JAKALA e Soldo assumono una valenza identitaria: da strumenti operativi diventano elementi riconoscibili dell’esperienza aziendale e della strategia di employer branding.

«Le note spese sono spesso uno degli aspetti più complessi nella quotidianità dei dipendenti: ricevute da conservare, tempi da rispettare, inserimento dei dati e, soprattutto, spese da anticipare personalmente», commenta Christian Guerrini, senior HR director di JAKALA. «Con Soldo siamo riusciti a semplificare in modo significativo il processo, dando alle persone la possibilità di utilizzare direttamente i fondi aziendali e rendendo più semplice il tracciamento delle spese. Il valore va oltre l’efficienza: nel tandem tra Soldo e cHRoco c’è la possibilità di costruire un’esperienza del dipendente più vicina alle sue aspettative».

Sulla stessa linea Eliana Tettamanti, manager customer success Italy di Soldo: «La gestione delle spese non è più soltanto una questione di efficienza amministrativa, ma entra a pieno titolo nell’esperienza che un’azienda offre ai propri dipendenti. Quando controllo e autonomia vengono progettati insieme, la tecnologia può togliere complessità senza aggiungere nuovi vincoli, permettendo al Finance di governare meglio i processi e ai dipendenti di concentrarsi sul motivo della trasferta, non su come dovranno rendicontarla».