OneDay si riorganizza in modo smart e velocissimo

L’emergenza Coronavirus ha obbligato molte aziende a riorganizzare i processi e le modalità di lavoro, che inevitabilmente segneranno uno spartiacque nel mondo del lavoro pre e post emergenza. Tutti a casa in smart working forzato stanno ricostruendo la nuova normalità attorno a un approccio al lavoro sempre più virtuale fatto di telefonate, pause pranzo via schermo, plenarie in video chiamata, ma non solo, a cambiare sono anche i rapporti tra persone, peer e con il boss, l’organizzazione della giornata e la gestione degli appuntamenti.

Comitato di crisi

OneDay sta facendo scuola e grazie a un’organizzazione consolidata e dall'inconfondibile approccio smart e flessibile ha creato un codice di lavoro nuovo ed efficiente, una struttura organizzativa funzionale, produttiva e people centrica anche da remoto. Il gruppo ha dimostrato di restare fedele a se stesso e al proprio DNA. Ha così costituito un Comitato di Crisi (Crisis Management Team), un’unità operativa dedicata all’emergenza che ha il compito di monitorare costantemente l’evoluzione della situazione e fornire istruzioni operative specifiche a tutta la struttura. Si riunisce quotidianamente in videoconferenza e al termine di ogni incontro viene inviato al team un bollettino di aggiornamento.

Management system

Il management system è stato ristrutturato per non perdere il confronto quotidiano che secondo OneDay è moltiplicatore di creatività. I team hanno istituito dei daily meeting via hangouts per darsi il buongiorno e aggiornarsi sulle task di giornata, condividendo un caffè virtuale. La buona abitudine del 1:1 , ovvero il confronto settimanale tra team member e il proprio leader, è rimasta tale e anzi il tempo impiegato per il dialogo si è intensificato. Anche le riunioni con clienti e fornitori non sono state messe in stand by, ma sono totalmente gestite in videoconferenza. I manager tengono infine incontri di formazione con il proprio team sull’utilizzo di sistemi di produttività semplici ma che ora più che mai aiutano nella gestione della routine lavorativa. Un esempio? La corretta gestione della propria agenda, condivisa anche con i colleghi.

Il quotidiano rivelato

Può essere difficile trasportare la quotidianità dell’ufficio tra le mura domestiche, soprattutto per chi come OneDay incentiva l’incontro e la condivisione. Per questo i dipendenti organizzano la pausa pranzo condividendo ricette, il coffee break e l’aperitivo in videocall per ingannare la distanza e continuare a condividere la ritualità dell’ufficio. La smart working life quindi può paradossalmente contribuire a incrementare la socialità dei dipendenti. Dietro le webcam si apre un mondo personale e privato che in ufficio rimane nascosto: pigiami, pareti colorate, quadri, figli e nipoti o animali domestici. Un mondo che merita di essere raccontato, così è stato rivisto l’intero piano editoriale per poter valorizzare tutte le occasioni di “vita da team” virtuale che si creano, diffondere informazioni corrette e proporre soluzioni per rendere lo smart working più efficace possibile.

People&Culture: il people engagement passa attraverso la rete

In questo periodo le relazioni sociali stanno cambiando e People & Culture, la unit creata per gestire la comunicazione interna, dare supporto alle persone e rendere il più avvincente possibile l'employer experience, assume oggi più che mai un ruolo centrale nelle strategie aziendali. La comunicazione interna non si è fermata, continuano infatti le e-mail e i messaggi di segnalazione degli eventi aziendali (che si sono spostati sulla rete), di aggiornamento sulla vita in OneDay e di consigli su come approcciare alla vita da “smartworker”. P&C ha intensificato le staying interview di sostegno, in un momento in cui motivazioni possono venire meno e i team member possono aver bisogno di aiuto con l’organizzazione del lavoro. È stato anche istituito un canale Whatsapp. Ma non solo: P&C continua a tenere “ingaggiate” le persone, così “il cinemino” per esempio, l’appuntamento settimanale in cui i team member si ritrovano in ufficio (in una vera sala cinema) per guardare insieme un film, diventa virtuale, e il cineforum avviene nella chat aziendale .

Corporate Social Responsibility

La vision che guida in maniera spontanea le azioni di OneDay è “avere un ampio, positivo e duraturo impatto sulle persone e sul mondo”, e in questo momento più che mai le persone di OneDay sentono di dover fare la loro parte a sostegno dell’emergenza. Rispettando però la filosofia condivisa con tutto il team: “fare piuttosto che donare soldi”. Per questo il CMT ha incentivato tutti i team member a compiere piccoli ma importanti gesti per la comunità come donare il sangue, fare la spesa agli anziani al market e in farmacia, fare una telefonata di compagnia alle persone più sole. Tutte azioni concrete e dall’impatto tangibile perché la concretezza è nel DNA di OneDay.