Prima nota: cos’è e come può essere compilata

Sebbene non sia obbligatoria per legge, l'adozione della prima nota rappresenta un valido aiuto per mantenere i conti in ordine, soprattutto nelle piccole imprese o attività commerciali; consente, infatti, di avere sempre una visione chiara delle operazioni finanziarie ed evita errori che potrebbero portare a problemi futuri e addirittura sanzioni fiscali.

Come fare la prima nota?
Esistono diversi metodi per compilare e gestire la prima nota. Attualmente esistono dei software prima nota che consentono di redigere la prima nota in modo del tutto automatico e in tutta comodità. L’alternativa ai software prima nota è l’utilizzo di un apposito blocco di carta prestampato, da compilare manualmente. Un’altra possibilità è creare un proprio schema utilizzando un foglio di calcolo, che permette una certa personalizzazione. Tuttavia, una delle opzioni più scelte, per la sua efficienza e precisione, è il software prima nota. Quest’ultimo semplifica la gestione del documento, poiché registra automaticamente i movimenti a partire dalle fatture e da altri documenti fiscali pertinenti e consente di filtrare le informazioni per una migliore analisi della situazione finanziaria. Grazie a un software, poi, la prima nota risulta chiara e ordinata e semplifica la lettura e la comprensione delle operazioni finanziarie.

Cosa va inserito all’interno della prima nota?
Sia che si utilizzi un software prima nota, sia che la si compili a mano, è necessario sapere cosa mettere all’interno della prima nota. Ebbene, all’interno di quest’ultima devono essere inserite tutte le attività di tesoreria, ovvero, quelle operazioni che interessano la liquidità dell’azienda. Più precisamente, nella prima nota vanno inseriti gli incassi delle fatture e delle vendite, sia in contanti sia come accredito sul conto corrente, i pagamenti a fornitori e banche oppure gli importi che arrivano dai finanziamenti erogati in favore dell’azienda. Ancora, vanno indicati i contributi e le imposte versate nelle casse dello Stato, le spese concernenti la gestione aziendale in generale oppure gli incassi dei corrispettivi giornalieri. Può essere utile inserire all’interno della prima nota anche i prelievi di denaro contante dal conto dell’azienda (visto che si tratta di operazioni che spesso sfuggono al controllo dell’estratto conto bancario), specie se si ha intenzione di monitorare con attenzione i movimenti bancari. 
 
È obbligatoria per legge?
Come già anticipato, la redazione della prima nota non è obbligatoria per legge, almeno per ora; ciò significa che si tratta di un documento informale e non ufficiale, ergo, non ha alcuna validità legale se non in alcuni casi, pur rimanendo non imposta. La legge non la disciplina né sotto il profilo civilistico, né sotto quello fiscale. Tuttavia, il suo utilizzo è sempre raccomandabile poiché si rivela utilissima a coloro che operano all’interno dell’azienda in quanto gli consente di avere una visione chiara e complessiva del cash flow aziendale e aiuta a tenere sempre sott’occhio il controllo delle spese. La prima nota è molto comoda non solo per gli imprenditori ma anche per i responsabili d’azienda per le ragioni sopra menzionate.