AI e software custom: perché le PMI possono superare il modello SaaS

di Gregor Siwinski, CEO di Planet B2B

Negli ultimi anni le PMI italiane hanno accelerato il percorso di digitalizzazione, ma il quadro resta disomogeneo. Secondo ISTAT 2025, il 48,8% delle PMI utilizza software gestionali ERP, mentre solo il 21,1% adotta strumenti CRM strutturati; appena il 14,3% realizza online almeno l’1% del proprio fatturato. Molte aziende hanno costruito nel tempo un equilibrio operativo fondato su gestionale, Excel, relazioni commerciali consolidate e processi particolarmente flessibili. È proprio qui che l’intelligenza artificiale cambia le regole del gioco. Per la prima volta il costo di sviluppo del software personalizzato scende abbastanza da rendere realistico, anche per una PMI, sostituire stack frammentati di strumenti SaaS con piattaforme integrate progettate attorno alle esigenze dell’impresa.Immaginiamo un distributore da 30 milioni di euro di fatturato. L’azienda lavora con un gestionale installato dieci anni fa, una quindicina di abbonamenti SaaS e diversi file Excel che tengono insieme l’operatività quotidiana. Ogni trimestre il CFO si chiede perché il software continui a generare costi elevati pur lasciando spazio a inefficienze e attività manuali. Fino a pochi anni fa la risposta era semplice: sviluppare software personalizzato richiedeva investimenti troppo elevati. Oggi lo scenario è diverso. Gli strumenti di sviluppo basati sull’AI riducono tempi e costi, rendendo accessibili progetti che in passato richiedevano budget tipici delle grandi aziende. Costruire sistemi affidabili per gestire IVA, certificazioni o integrazioni EDI resta un’attività complessa, ma gran parte dei processi di back office B2B può essere affrontata da team molto più piccoli rispetto al passato. Per una PMI diventa quindi realistico consolidare catalogo, preventivazione, customer service, gestione listini, analytics e ordini all’interno di un’unica soluzione costruita sui propri processi. Alcune funzioni specialistiche, come contabilità fiscale e payroll, continueranno a richiedere fornitori dedicati, ma il resto dell’infrastruttura software può essere accorpato con benefici in termini di efficienza e controllo. Durante l’ultima edizione del Netcomm Forum il tema dell’intelligenza artificiale è stato protagonista di gran parte delle discussioni. In molti casi, però, l’AI viene ancora proposta come una funzionalità aggiuntiva inserita all’interno di modelli SaaS tradizionali. Il cambiamento più profondo deve ancora arrivare e riguarda il ripensamento dell’intera architettura software aziendale. Non si parla più di aggiungere una nuova funzione intelligente a una piattaforma esistente, ma di progettare sistemi AI-native capaci di integrare processi, dati e operazioni in modo organico. A rendere il contesto ancora più favorevole contribuiscono strumenti come il Piano Transizione 5.0 e le risorse del PNRR, nati proprio per sostenere investimenti in innovazione operativa e digitalizzazione avanzata.

Il vantaggio delle PMI

Definire il manifatturiero italiano “indietro” sarebbe fuorviante. Le PMI italiane esportano oltre 600 miliardi di euro all’anno e continuano a distinguersi per qualità produttiva, flessibilità e capacità relazionale. Molte imprese non hanno sviluppato lo stesso livello di frammentazione software osservato in altri mercati, in particolare negli Stati Uniti. Un elemento che oggi può trasformarsi in un vantaggio competitivo. La tipica PMI B2B americana opera spesso attraverso piattaforme standardizzate e decine di strumenti SaaS collegati tra loro. Le aziende italiane hanno invece mantenuto modelli più ibridi, basati su gestionale, e-mail, fogli di calcolo e una rete commerciale che conosce in profondità clienti e dinamiche di acquisto. È proprio in un contesto simile che l’intelligenza artificiale può produrre il maggiore impatto. Agenti AI possono gestire richieste commerciali in più lingue, aggiornare prezzi in tempo reale durante una trattativa, mantenere allineate schede prodotto e certificazioni e sincronizzare cataloghi tra mercati differenti senza continui interventi manuali. L’obiettivo non è recuperare un ritardo, ma rendere scalabili caratteristiche che hanno sempre rappresentato la forza del modello italiano: personalizzazione, flessibilità e relazione. Per produttori e distributori italiani esistono tre passaggi concreti da cui iniziare. Il primo consiste nel realizzare un censimento accurato dello stack operativo e delle attività ripetitive che occupano tempo ogni settimana, come aggiornamento dei cataloghi, preparazione dei preventivi, gestione delle richieste clienti e monitoraggio dei prezzi dei concorrenti. Il secondo è evitare di aggiungere un ulteriore strumento a un ecosistema già frammentato. Molte aziende stanno affrontando l’AI come hanno affrontato il SaaS negli ultimi anni, sommando nuove piattaforme a quelle già presenti. In numerosi casi la scelta più efficace è il consolidamento. Il terzo passaggio riguarda la selezione di partner capaci di comprendere sia la tecnologia sia il funzionamento reale delle PMI italiane. È anche per questo che Planet B2B si propone non soltanto come fornitore tecnologico, ma come promotore di una community che coinvolge software house italiane attraverso webinar, formazione e networking dedicati al consolidamento di stack frammentati in sistemi AI-native. Le imprese che otterranno i maggiori benefici nei prossimi anni probabilmente non saranno quelle che avranno acquistato il software più avanzato, ma quelle che avranno iniziato prima a ripensare il proprio modello operativo e a costruire le partnership necessarie per accompagnare la trasformazione.